云盘案例分享：医疗器械行业文档云管理 – 作者:云盒子ClouDoc

医疗器械行业涉及到医药、机械、电子、塑料等多个行业，是一个多学科交叉、知识密集、资金密集的高技术产业，从研发、采购、生产、质量到验收各环节产生的文档种类多、数量庞大，今天分享的云盘客户是江苏瑞京科技，看看云盒子如何全面解决医疗器械数据存储混乱、协作薄弱的难题。

客户简介

江苏瑞京科技发展有限公司在2004年成立，占地面积15000平方米， 致力于麻醉耗材、妇产科耗材、护理耗材的研发与生产。

瑞京科技属国家高新技术、国家三类医疗器械生产企业，是江苏省医疗器械行业协会会员单位、先后通过ISO9000认证、ISO13485质量体系认证。旗下“瑞京科技”被评为“江苏省著名商标”。公司凭借对医疗耗材的深刻理解与富有前瞻性的技术优势，不断推动我国医疗事业的健康发展。

痛点需求

1. 医疗器械产品在生产过程非常严谨，验收标准需遵从相关标准、法律法规，调阅率高，但这些文件都是以纸质版形式分发和分散保存，查阅时不方便，回收耗时费力。
2. 需授权文件由各部门统一保存，其他文件则零散存储在员工各自电脑中，跨部门查阅比较麻烦，还容易出现文件访问不可控、丢失等问题。
3. 协同文件需要反复回传、修改，常常出现一个文件在每个员工电脑都有十几个版本的情况，最后可能会导致同一文件在各处的版本不一致、错乱的问题，影响协作效率。
4. 江苏瑞京科技产品的严谨性离不开各种条条框框验收标准和流程审核，申请需要层层批复，一套流程下来要花掉半天的时间。着急用，催办全靠跑，效率低还容易出错。

解决方案&效果

1、文档电子化集中管控

江苏瑞京科技按照质量手册、程序文件、产品技术等归档架构搭建公司的文件框架体系，将医疗器械行业特殊的受控文件从纸质到电子转化。例如质量管理体系QMS、医疗机械产品标准等文档实现电子化集中存储，统一目录，统一查阅，实现一处更新，全部更新。

医疗器械行业文档架构（建议）

对未受控的原始文件，也从各部门各电脑分散存储的形式转变为云端集中存储。采取文件电子化不仅确保文件的版本始终最新版，也减少纸质版的分发数量，在节省公司成本资源的同时，提高文件管理和分发效率。

2、快速调阅，安全高效协同

采购文件经常在产品生产、技术、法规、质管各部门之间相互调阅，通过在线处理，方便快捷，由于云盒子上的所有文件展现的都是最新版本，调阅差错率低。另外云盒子还提供协同功能:

• 多人在线编辑功能加强协同作业，减少重复劳动；
• 文件版本控制信息明确，新旧文件更替明确，查阅不会出错；
• 日志和活动记录功能记录文件和人员的操作轨迹，内部文件流转更透明，降低恶意泄露、删除的风险。

3、职权清晰，保障数据安全

总经办、办公室、技术部、生产部等部门文件通过云盒子5级组合权限+11级自定义权限，做到各部门、各人员职位清晰，权限明确。通过授权共享的方式，在加快各部门之间文档流转速度的同时，保证不会产生文档误操作与越权的行为发生。

4、半天流程缩短至10分钟

云盒子的催办功帮助江苏瑞京科技解决了不少流程上的问题。当需要向商务部要一份产品质量手册文档时，可直接对该文档发起催办，选择接收人并附上文件要求，完成时间的留言，同时勾选【需要对方确认】，从催办人发起催办到接收人点击确认才算流程结束。

内部文件催办、调阅在线处理，有效减少员工非工作性流动，少跑腿干实事，提高工作效率。

江苏瑞京科技作为医疗器械行业的新贵，在企业信息化建设中一马当先，给云盒子提供了宝贵的行业经验和需求挖掘，相信在不久的将来，云盒子将会助力更多的医疗器械公司上云盘，完成数据化转变。

来源：freebuf.com 2020-09-02 16:26:43 by: 云盒子ClouDoc